ERP para constructoras en México: qué necesitas de verdad y cómo elegirlo

«ERP para constructoras» es una etiqueta que abarca desde un sistema de un millón de pesos con consultoría de seis meses hasta una aplicación de quinientos al mes. Antes de cotizar nada conviene tener claro qué necesita realmente una constructora en México, porque la mayoría de lo que se ofrece está pensado para otro país y otro tamaño de empresa.

Qué significa ERP en construcción

Un ERP es un sistema donde los datos se capturan una sola vez y sirven para todo. En construcción eso quiere decir que el catálogo de conceptos con el que cotizaste es el mismo contra el que comparas el gasto, y el mismo con el que estimas y cobras. Si tienes que volver a capturar el presupuesto para poder facturar, no tienes un ERP: tienes tres programas.

La diferencia con un software de presupuestos, que es lo que la mayoría de los despachos ya usa, está en el alcance. El de presupuestos termina cuando ganas la obra. El ERP empieza ahí.

Los seis módulos que sí necesitas

• Presupuesto y catálogo de conceptos. Con partidas, y que se pueda importar de lo que ya usas.
• Programa de obra ponderado. Que el avance se calcule por el peso de cada partida, no a ojo.
• Compras y gastos. Con captura desde la obra y clasificación por partida.
• Cobranza por exhibición. Anticipo, estimaciones y finiquito, con lo vencido a la vista.
• Pagos a proveedores. Qué debes, a quién y cuándo vence.
• Cierre contable. El paquete que se le manda al contador cada mes.

Si además eres sociedad, hay un séptimo que nadie incluye y que provoca más pleitos que todos los demás juntos: el registro de aportaciones, retiros y reparto entre socios.

Lo que un ERP importado no resuelve en México

Aquí es donde se cae casi todo el software internacional, y conviene revisarlo antes de firmar, no después.

• CFDI 4.0. ¿Puede importar los XML que te mandan tus proveedores y empatarlos con el gasto? ¿Las facturas que emites se ligan al cobro?
• Pólizas contables. ¿Exporta a CONTPAQi y Aspel COI, que es lo que usa tu contador, o solo a un CSV genérico que alguien va a tener que reacomodar a mano cada mes?
• Importación de OPUS y Neodata. Si tu presupuesto ya vive ahí, volver a capturarlo es el costo oculto más grande de cualquier migración.
• IVA y zona frontera. Contratos con y sin IVA, y la tasa del 8 % en la franja fronteriza.
• Estimaciones y retenciones. Amortización de anticipo y fondo de garantía, que en obra pública no son opcionales.

Cuánto cuesta y cuánto debería costar

El rango es enorme. Los sistemas internacionales de gestión de construcción cotizan por usuario y por año, y en una constructora chica el número sale de proporción rápido. En el otro extremo hay aplicaciones de administración de proyectos genéricas, baratas, que no saben nada de catálogos de conceptos ni de CFDI.

Una referencia útil para decidir: compáralo contra un error, no contra otro software. Una compra duplicada de acero, una estimación que se te pasó de facturar o un mes de sobrecosto que detectaste tarde suele costar más que un año de licencia. Si el sistema te evita uno solo de esos al año, ya se pagó.

Cómo elegir sin equivocarte

1. Empieza por una obra, no por toda la empresa. Carga la obra que traes hoy y úsala un mes. Las migraciones completas se abandonan a la mitad.
2. Que capture en la obra. Si el residente no puede registrar desde el teléfono, y sin señal, el sistema se va a llenar tarde o no se va a llenar.
3. Pregunta por la salida, no solo por la entrada. ¿Cómo exportas todo si un día te vas? Si la respuesta es incómoda, es un dato.
4. Involucra a tu contador antes de decidir. Enséñale el archivo de pólizas que genera. Si le sirve, la mitad del trabajo mensual desaparece.
5. Desconfía de la demostración perfecta. Pide ver qué pasa cuando falta una factura, cuando el cliente no paga y cuando el avance no cuadra. Ahí se ve si el sistema conoce una obra de verdad.

La opción de construirlo tú

Es lo que hicimos nosotros, y no lo recomendamos a la ligera: cuesta años. Lo hicimos porque probamos lo que había y ninguno resolvía la combinación de catálogo de conceptos mexicano, CFDI, pólizas para el contador y reparto entre socios en una sola herramienta que el residente pudiera usar desde el teléfono.

Como ya está construido y lo usamos todos los días en nuestras obras, lo vendemos por separado: Control de Obra, el software para constructoras y despachos. Se prueba treinta días sin tarjeta, con la obra que traes hoy.