- Cada semana debe ver: avance programado contra real, avance por partida, fotos por concepto, acuerdos, estado de cuenta, documentos vigentes y decisiones pendientes.
- El avance sólo significa algo si está ponderado por el peso de cada partida en el costo de la obra.
- Desconfíe de un avance real que coincide siempre con el programado, de avances sin fotos y de pagos por encima del avance.
Antes de la primera semana: la línea base
Un reporte semanal compara lo que pasó contra lo que se acordó, así que lo primero es dejar por escrito lo acordado. Al firmar el contrato conviene fijar tres cosas:
- Programa de obra firmado por partidas, que será la línea programada del reporte. Si después se reprograma por un cambio autorizado, la nueva versión se registra con su fecha y su causa; la original no se borra.
- Pesos de cada partida, tomados del presupuesto contratado, para calcular el avance ponderado.
- Día de corte y formato del reporte: qué día de la semana se actualiza, quién lo revisa antes de publicarlo y por qué medio se avisa a usted.
Con esa base, cualquier persona de su empresa puede leer el reporte sin depender de la explicación del contratista.
Las siete cosas que debe ver cada semana
1. Avance programado contra real
Dos líneas: la que se planeó al firmar y la que va. La distancia entre ellas, en porcentaje y en semanas, es el dato más importante del reporte.
2. Avance por partida
El total esconde dónde está el atraso. Por partida se ve si el problema es el piso, los muros o un proveedor que no ha entregado.
3. Fotografías fechadas por concepto
Sobre todo de lo que queda oculto: acero antes de colar, instalaciones antes de cerrar un muro, preparación de superficie antes de un recubrimiento.
4. Acuerdos y bitácora
Qué se decidió, quién lo decidió y para cuándo. Una minuta semanal con responsables evita la mitad de las discusiones.
5. Estado de cuenta
Monto contratado, órdenes de cambio autorizadas, monto vigente, estimado, pagado y por pagar. Si el pagado va por delante del avance, usted está financiando la obra.
6. Documentos vigentes
Planos y catálogo con su revisión. La pregunta «¿con qué plano se está construyendo?» debe tener una sola respuesta.
7. Decisiones que dependen de usted
Muestras por aprobar, cambios por autorizar, accesos por gestionar, con la fecha en que se necesita la respuesta para no afectar el programa.
Cómo se lee el avance ponderado
El avance de una obra se pondera por el peso de cada partida en el costo total. Si no se pondera, una partida pequeña terminada «infla» el avance mientras la grande sigue atrasada.
| Partida | Peso en el costo | Avance de la partida | Aporta al total |
|---|---|---|---|
| Firmes | 30 % | 100 % | 30 % |
| Muros y plafones | 40 % | 50 % | 20 % |
| Piso epóxico | 20 % | 0 % | 0 % |
| Señalización | 10 % | 0 % | 0 % |
| Total | 100 % | — | 50 % |
El promedio simple de las cuatro partidas daría 37.5 %; el avance ponderado es 50 %. Ninguno es «mejor»: el ponderado es el que se puede comparar con lo pagado, porque los pesos salen del mismo presupuesto. Así se calcula también la estimación; vea estimaciones y órdenes de cambio.
Señales de alerta en el reporte
- El avance real coincide con el programado semana tras semana: probablemente se está reportando el programa, no lo medido.
- Porcentajes de avance sin fotografías que los respalden.
- Pagado por encima del avance físico.
- Fotografías sin fecha o que no se pueden ubicar en la obra.
- Cambios que aparecen en el estado de cuenta sin una orden de cambio autorizada.
- Pendientes que se repiten cada semana sin responsable ni fecha.
La revisión semanal de cinco minutos
- ¿Cuántas semanas de atraso o adelanto lleva la obra, y en qué partida?
- ¿Las fotografías de la semana respaldan el avance reportado?
- ¿El pagado está por debajo o a la par del avance ponderado?
- ¿Hay órdenes de cambio nuevas y están autorizadas?
- ¿Qué decisiones me tocan esta semana y para cuándo?
Cómo lo hacemos en Supernova
En nuestras obras, el residente registra avance, fotografías y bitácora en Control de Obra, nuestra plataforma propia, y usted lo consulta en su portal desde el teléfono, sin instalar nada. El acceso se entrega al iniciar la obra. Lo que ve el cliente se describe en seguimiento de obra y, con paneles de ejemplo, en Tecnología. Si construye su casa con nosotros, el portal es el mismo: puede cotizar su casa en tres pasos.
Si usted es constructor y quiere dar ese mismo portal a sus clientes, la plataforma se ofrece como software en Control de Obra para constructoras.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si el avance real se atrasa?
Pida en la siguiente junta la causa, la partida afectada y un programa de recuperación con fechas. Un atraso explicado a tiempo se recupera; uno descubierto al final, casi nunca.
¿Puedo pedirle este reporte a cualquier contratista?
Puede pedir el contenido, aunque el formato sea otro: avance ponderado, fotos por concepto, estado de cuenta y pendientes. Conviene ponerlo en el contrato.
¿Quién actualiza la información?
El residente de obra, cada semana y cuando hay un hito, como un colado o una entrega. El responsable de proyecto revisa el avance antes de que se refleje en el estado de cuenta.
¿El cliente ve los costos internos del contratista?
No. Ve su contrato, sus pagos, el avance y los documentos de su obra; los costos y márgenes del contratista son información de él.
