Cómo controlamos el presupuesto de tu obra semana a semana: catálogo de conceptos, programa y cobros por exhibición

La mayoría de los sobrecostos en una obra no vienen de una decisión grande, sino de la suma de cambios pequeños que nadie registró a tiempo: un metro cúbico de concreto de más, un acabado que se cotizó con un precio de hace seis meses, una semana de retraso que multiplicó la mano de obra. En Supernova Arquitectos controlamos el presupuesto de cada proyecto semana a semana con un método que se apoya en tres piezas: un catálogo de conceptos, un programa de obra ponderado y cobros por exhibición. Todo vive en nuestra plataforma Control de Obra y el cliente lo ve en su portal.

Este artículo describe ese método paso a paso, con los números que usamos internamente, para que sepas qué esperar cuando construyes con nosotros y qué preguntar si construyes con alguien más. Es la continuación práctica de nuestra guía sobre control de costos en obras de construcción.

1. El catálogo de conceptos: el presupuesto que sí se puede medir

Un presupuesto de «casa de 180 m² por tanto» no se puede controlar, porque no hay nada contra qué comparar. Nosotros desglosamos cada obra en un catálogo de conceptos: cada partida (preliminares, cimentación, estructura, albañilería, instalación hidráulica, sanitaria, eléctrica, acabados, carpintería, cancelería, limpieza) se abre en conceptos con clave, unidad, cantidad y precio unitario. Una casa típica tiene entre 120 y 250 conceptos; un local comercial, entre 40 y 90.

El importe de cada concepto es cantidad por precio unitario, y la suma es el subtotal de la obra. El IVA se calcula aparte, y en el caso de honorarios de diseño puede ser exento. Ese catálogo es el mismo documento que firma el cliente, el que usa el residente para pedir material y el que consulta el contador al cierre de mes. Un solo número, no tres versiones en Excel.

Si vienes de una cotización hecha en OPUS o en Neodata, la importamos directamente para no capturar dos veces.

2. El programa por semanas: cada concepto tiene un peso

Con el catálogo listo, armamos el programa de obra. Cada concepto recibe una semana de inicio y una de fin, y un peso porcentual igual a su importe entre el total. Así, la cimentación puede pesar 9 % y la limpieza final 1 %, aunque las dos duren una semana. Sumando los pesos de lo que debería estar terminado en cada semana obtenemos la curva de avance programado, la famosa curva S.

Cada viernes el residente captura el porcentaje real ejecutado por concepto. La plataforma calcula el avance real ponderado y la desviación en puntos:

• Desviación entre -2 y +2 puntos: normal, la obra va en tiempo.
• Entre -2 y -5 puntos: alerta; revisamos causas en la reunión semanal (clima, suministro, cambios) y ajustamos cuadrillas.
• Más de -5 puntos: el programa se reprograma con una nueva línea base y se avisa al cliente con fecha de entrega actualizada y el motivo por escrito.

Los hitos que dependen del cliente (aprobar acabados, entregar un pago, elegir cancelería) también están en el programa, con responsable «Cliente» y fecha límite, porque un hito que se atrasa por falta de decisión mueve toda la curva.

3. Cobros por exhibición: el dinero sigue al avance

Las exhibiciones son los pagos del cliente, y en nuestro esquema están ligadas a hitos del programa. Un esquema típico para construcción llave en mano en Chihuahua:

1. Anticipo (30 %) a la firma del contrato: cubre el arranque, preliminares y la compra de acero y concreto de cimentación.
2. Segundo pago (30 %) al terminar la estructura: losas coladas y muros a nivel de cerramiento.
3. Tercer pago (20 %) al cerrar instalaciones y aplanados.
4. Cuarto pago (15 %) con acabados al 80 %.
5. Finiquito (5 %) a la entrega, con acta y garantías.

Cada exhibición se registra como una cuenta por cobrar con fecha de vencimiento. Cuando entra el pago, el recibo se genera desde la plataforma con folio consecutivo y el estado de cuenta del cliente se actualiza. Ningún cobro queda «flotando»: siempre está ligado a su exhibición y, si el cliente lo pide, a su factura.

4. Compras y gastos contra el catálogo

El control no termina en el avance físico. Cada gasto de la obra se captura con foto del ticket o factura, se clasifica por partida y se compara contra lo presupuestado para ese concepto. Si el acero se compró 8 % más caro que el catálogo, lo sabemos esa semana, no al final. Los gastos mayores requieren aprobación antes de pagarse, y los pagos a proveedores se hacen en lote cada semana contra sus facturas.

Con eso la plataforma calcula el resultado por obra: cuánto se ha gastado, cuánto se ha cobrado, qué margen lleva el proyecto y cómo se compara con lo cotizado. Ese indicador tiene semáforo, y es el que revisamos los socios cada semana.

5. El cierre mensual: lo que recibe el contador

Al final de cada mes generamos un paquete con las facturas recibidas, los recibos emitidos, los pagos a proveedores y la conciliación con el estado de cuenta bancario. El mes se «cierra» y ya no se pueden mover registros con esa fecha sin dejar rastro. Para el cliente esto significa que su estado de cuenta es el mismo que ve el contador y el mismo que aparece en su portal.

Qué preguntar a cualquier constructor antes de firmar

• ¿Me entregas el presupuesto desglosado por conceptos con cantidades y precios unitarios?
• ¿Tienes programa de obra por semanas con fecha de entrega comprometida?
• ¿Cómo mides el avance y cada cuánto me lo reportas?
• ¿Los pagos están ligados a hitos verificables?
• ¿Cómo se autoriza y se cobra un cambio o un adicional?
• ¿Puedo ver el avance, las fotos y mi estado de cuenta sin pedirlos?

Si las respuestas son claras, el presupuesto tiene buenas probabilidades de respetarse. En nuestro portal de seguimiento respondemos las seis con datos en tiempo real.

Para planear tu inversión

Antes de armar el catálogo de tu proyecto, te sirven estas guías: cuánto cuesta construir una casa en Chihuahua, presupuesto para remodelar una casa y opciones de financiamiento para construcción.

¿Quieres ver qué incluye el portal antes de contratar? Lo explicamos en seguimiento de obra en línea.