- Entregue a todos el mismo paquete: bases, alcance con catálogo de conceptos, planos, modelo de contrato y reglas de seguridad de la planta.
- Pida tres bloques de documentos: legales y fiscales, técnicos (cómo van a construir) y económicos (precio por concepto).
- Evalúe en etapas: primero lo documental, luego lo técnico y al final el precio, comparado renglón por renglón.
El paquete que entrega usted
La calidad de las propuestas depende de la calidad de lo que usted entrega. Un paquete de licitación para una adecuación, un firme o una ampliación debería incluir, como mínimo, estas piezas:
- Bases o instrucciones a los concursantes: fechas de visita, de preguntas y de entrega; formato de la propuesta; criterios con los que se va a evaluar; vigencia mínima de la oferta.
- Alcance y catálogo de conceptos: qué se va a construir, con unidad y cantidad por renglón. Es lo que hace comparables las propuestas; lo explicamos en cómo preparar el alcance de una adecuación.
- Planos y especificaciones: en PDF y, de preferencia, en DWG, con la revisión vigente indicada.
- Modelo de contrato: forma de pago, anticipo, retenciones, penas convencionales, garantías y cómo se autorizan los cambios. Si el contrato llega después del fallo, cada concursante habrá supuesto condiciones distintas.
- Reglas de la planta: reglamento de contratistas, horarios permitidos, requisitos de ingreso del personal y permisos de trabajo.
- Fechas restrictivas: paros programados, temporadas de alta producción o una fecha de entrega que no se puede mover.
Si todavía no tiene planos ni cantidades, el primer paso no es licitar la obra, sino contratar el proyecto ejecutivo con catálogo de conceptos. Con ese paquete puede concursar con quien quiera.
Visita al sitio y junta de aclaraciones
Programe una visita conjunta, con fecha y hora únicas para todos, y levante una lista de asistencia. Las condiciones del sitio (accesos, estado del piso existente, interferencias con la operación) cambian el costo más que el material, y nadie debería cotizar sin haberlas visto.
Después de la visita, abra un plazo para preguntas por escrito y conteste a todos por igual, en un documento que se integra a las bases. Una respuesta dada por teléfono a un solo concursante rompe la comparación: los demás cotizan sin esa información.
Documentos legales y fiscales que conviene pedir
Sirven para saber con quién va a firmar y si esa empresa puede facturar y emplear personal en regla. Esta es la lista habitual; su área legal y fiscal decide cuáles son obligatorios.
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Acta constitutiva y poder del representante | Confirmar que la empresa existe, su objeto social y que quien firma puede obligarla |
| Constancia de situación fiscal | Razón social, RFC, domicilio fiscal y régimen para el contrato y las facturas |
| Opiniones de cumplimiento | Situación ante el SAT y, en materia de seguridad social, ante el IMSS y el INFONAVIT |
| Registro REPSE, cuando aplique | Si el trabajo se contrata como servicio u obra especializada, el contratista debe estar registrado ante la STPS |
| Póliza de responsabilidad civil | Cobertura de daños a terceros, a sus instalaciones y a su producto durante la obra |
Las obligaciones en materia de subcontratación y deducibilidad cambian con la ley y con el tipo de contrato. Confirme con su área legal y fiscal qué documentos exige para su caso.
Documentos técnicos: cómo van a construir
La propuesta técnica responde a una pregunta sencilla: ¿este contratista entendió la obra y tiene con qué hacerla? Pida:
- Currículum con trabajos comparables y referencias que usted pueda verificar por teléfono.
- Organigrama de la obra: quién es el responsable ante usted y quién estará en sitio como residente.
- Programa de obra por partidas, ajustado a las ventanas de trabajo que usted indicó.
- Procedimiento para lo crítico: colados, trabajos en altura o, si es el caso, cómo va a trabajar dentro de la planta en operación.
- Qué conceptos ejecuta un subcontratista o un taller, y quién responde por ellos.
- Un ejemplo en blanco del reporte semanal y del expediente de cierre que va a entregar.
Propuesta económica: el precio, renglón por renglón
Pida que todos coticen sobre su catálogo, sin cambiar claves, unidades ni cantidades. Si un concursante cree que falta un concepto, que lo proponga aparte, como alternativa. Además del catálogo con precio unitario e importe:
- Análisis de precio unitario de los conceptos que más pesan en el total.
- Porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad.
- Programa de erogaciones o de estimaciones, ligado al programa de obra.
- Exclusiones explícitas y supuestos (quién suministra qué, horario considerado).
- Vigencia de la propuesta y condiciones de anticipo.
Con precios unitarios en el contrato, los cambios posteriores tienen referencia; cómo se miden y se pagan lo explicamos en estimaciones y órdenes de cambio.
Garantías y fianzas
En obra industrial privada son habituales tres garantías, normalmente por fianza: de anticipo (por el monto total del anticipo, se libera conforme se amortiza), de cumplimiento (es frecuente el 10 % del contrato) y de vicios ocultos (también es común el 10 %, con vigencia de un año a partir de la entrega). Los porcentajes y plazos los decide usted en las bases; lo importante es que todos los concursantes los conozcan antes de cotizar, porque su costo forma parte del precio.
Cómo evaluar sin quedarse sólo con el total
- Revisión documental. Pasa o no pasa: si falta un documento obligatorio, la propuesta no avanza.
- Revisión técnica. Programa realista, residente con experiencia, procedimientos para lo crítico y claridad sobre qué subcontrata.
- Revisión económica. Compare renglón por renglón. Un precio muy por debajo de los demás en un concepto importante suele ser una omisión, no una ganga; pregunte por escrito antes de adjudicar.
- Aclaraciones y fallo. Documente las respuestas y comunique el resultado a todos los participantes.
Si su área de compras mantiene un padrón por especialidad, conviene precalificar a los concursantes antes de invitarlos. En nuestra página de documentación para su padrón de contratistas está lo que entregamos en un expediente de proveedor, y en Empresa, quién responde por cada obra.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos concursantes conviene invitar?
Tres a cinco suele bastar para tener una referencia de mercado sin que la evaluación se vuelva inmanejable. Más importante que el número es que todos estén precalificados para el tipo de trabajo.
¿Puedo negociar con un solo concursante después de abrir las propuestas?
Puede, porque es una licitación privada, pero conviene que las bases lo digan desde el inicio. Si se cambia el alcance durante la negociación, lo correcto es pedir a todos que coticen el alcance nuevo.
¿Qué hago si un concursante no cotiza todos los conceptos?
Pídale por escrito que complete el catálogo o que explique por qué un renglón no aplica. Comparar totales con conceptos faltantes da una comparación falsa.
¿Supernova prepara el paquete de licitación aunque no participe en la obra?
Sí. El proyecto ejecutivo, el levantamiento y el catálogo de conceptos se contratan por separado y le sirven para concursar con quien usted decida.
